E-mails: Escribir para que te entiendan en tu día a día | Swolf Group Iberia

E-mails: Escribir para que te entiendan en tu día a día

29/10/2019

Por Álvaro Montes. Copywriter de Swolf Group Iberia

En nuestro trabajo, como en cualquier otro, es básica la comunicación. Nos comunicamos cada día con proveedores, clientes, con nuestros propios compañeros… y que esa comunicación sea clara y eficiente es clave cuando el timmimg nos aprieta.

Gran parte de esa comunicación se realiza vía e-mail. Claro que utilizamos mucho el teléfono o Whatsapp, pero el e-mail sigue teniendo una presencia muy importante en nuestro día a día laboral. El caso es que muchas veces, estos e-mails resultan en una falta de entendimiento que, quizás, de haberse redactado de otra forma, se podría haber evitado. Os cuento algunos consejos sencillos de seguir y que creo que os ahorrarán quebraderos de cabeza, tanto cuando los enviéis como cuando los recibáis.

1. Escribe para el que lee

Escribes para que algún compañero, cliente o proveedor te lea, eso es evidente. Piensa si la persona que va a leer tu e-mail tiene la misma información que tú y utiliza palabras que ambos manejéis. Ten claro lo que esperas conseguir con ese e-mail y asegúrate de que se entiende antes de darle a enviar.

2. No intentes usar frases rebuscadas.

Sujeto, verbo, predicado y punto. No es necesario utilizar frases largas y complicadas, ni palabras que suenan bien pero de cuyo significado ni siquiera estás seguro.

3. Estructura los mensajes

En general, conviene que comiences ese e-mail que estás escribiendo con la idea general que quieres transmitir; no te enredes en pormenores desde el principio, luego te podrás explicar. Separa la información en párrafos e intenta no ser repetitivo.

4. No te enrolles

Normalmente los e-mails eternos dan pereza. El que lo recibe lo acabará leyendo por encima, y seguro que podías haberlo escrito todo más resumido. Si necesitas incluir mucha información, al menos utiliza negritas o algún color para resaltar ciertos puntos y facilitar la lectura.

5. Dedica un minuto más

Sabemos que nuestro día a día suele ser estresante y el tiempo es oro, pero no nos cuesta nada dedicar un minuto a leer lo que acabamos de escribir, y si encontramos alguna errata o frase que no se entiende, reescribirla. A la larga nos ahorrará malentendidos y redactar nuevos e-mails aclaratorios.

 

 

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