El protocolo, un arma esencial en los eventos. | Swolf Group Iberia

El protocolo, un arma esencial en los eventos.

27/11/2019

Por Verónica Delgado. Ejecutiva de cuentas de Staff Global Iberia

El protocolo es una herramienta necesaria y precisa para la realización de un evento. Conseguir un desarrollo exitoso de nuestro evento va a depender en gran medida de cumplir con el objetivo deseado por la organización, y para ello debemos hacer uso del protocolo y ejecutar el evento de manera brillante.

Los actos militares, religiosos o de la realeza implican un alto grado de protocolo, puesto que están más regidos por una serie de normas y contienen un carácter más ceremonial, pero esto no significa que en cualquier evento, sea del tipo que sea, no se utilice también cierto protocolo.

Algunas recomendaciones y curiosidades para usar el protocolo en los eventos:

  • La invitación. Cuando organizamos un evento, hay un aspecto fundamental que debe regir en todas las invitaciones. Además del horario y lugar de celebración del acto, tenemos que facilitar a nuestros invitados la etiqueta que va a primar en el evento: formal o informal.
  • El saludo. Como norma general en Occidente se utiliza el apretón de manos firme mirando a los ojos a la persona. Pero cuidado, porque para los japoneses se recomienda evitar el contacto directo a los ojos y en Oriente Medio deberíamos evitar incluso el apretón firme de manos.
  • Recepción de los invitados. Es importante que el anfitrión dé la bienvenida a los invitados y les guíe a su llegada al evento, además de facilitarles el material necesario para el seguimiento del mismo.
  • El anfitrión. La persona responsable del evento será el centro de atención durante la ceremonia. El anfitrión no solo debe dar la bienvenida a los asistentes al comienzo del acto, también debe ser quien los despida. El Real Decreto 2099/83 sobre Precedencias generales del Estado, artículo 4 de esta disposición señala textualmente: «Los actos serán presididos por la autoridad que los organice. “Si dicha autoridad no ostentase la presidencia, ocupará lugar inmediato en la misma». Por tanto el anfitrión preside los actos y cuando cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de honor, debe situarse junto a ella o él. De acuerdo con la costumbre, a su izquierda en el caso de presidencias en alternancia o a continuación en presidencias lineales.
  • Discursos: Dependiendo del tipo de acto en el que nos encontremos se regirá por una norma u otra. Los discursos suelen ir de menor a mayor rango, es decir, hablará primero la persona de menor rango en el acto y en último lugar quien lo preside. Lo razonable es que sea el anfitrión el que haga el primer discurso, agradeciendo la asistencia y explicando el acto.

Por último, debemos tener en cuenta que un evento finaliza cuando enviamos una nota de agradecimiento a los asistentes, agradeciéndoles su participación e invitándoles a participar en próximos eventos.

 

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